הפקת אירועים לוועדי עובדים
וועד עובדים הם נציגי העובדים בחברה או בארגון. אנחנו ב”נון הפקות” יודעים שלהיות בוועד עובדים זה לא פשוט ולעיתים, יכול להיות מאתגר מול עובדים והנהלה.
לכן, כשיש צורך באירוע לעובדים, ברור כי הוועד צריך כמה שיותר עזרה ותמיכה בהתמודדות עם משימה שכמעט תמיד יהיו לגביה הערות ותלונות מצד עובדים מסוימים.
לאות ההערכה הרבה שיש לנו לתפקיד וועדי עובדים אספנו עבורם הצעות, טיפים והכוונה להפקת אירוע לחברה או הארגון.
למה להפיק אירוע באמצעות חברה חיצונית ולא על ידי הוועד עצמו?
מעבר לסיבה העיקרית של היעדר פניות וזמן של נציגי העובדים, יש עוד כמה סיבות שחשוב להכיר
- עדכניות – חברת הפקה חיצונית נמצאת כל הזמן בקדמת האפשרויות הקיימות עבור אירועי חברה. אטרקציות חדשות, מיקומים חדשים ובאופן כללי, יכולה להציע מגוון רחב של אפשרויות עבור האירוע.
- אחידות של שירות – הפקת אירוע חברה לעובדים מצריך שילוב תחומים רבים של שירות לדוגמא, מזון ושתייה, מוזיקה, הפעלות, תוכן ועוד. תחומים אלו לרוב, יסופקו על ידי כמה ספקים, כל אחד בתחומו. כדי שהדברים יתנהלו כפי שצריך, נדרש לא רק לתאם את הספקים ביניהם אלא גם לוודא שהספקים הם איכותיים וברמה דומה.
- מגוון ספקים – וועד המפיק אירוע בעצמו, צריך לחפש ספקים באופן עצמאי והנטייה תהייה להסתמך על ניסיון עבר, חיפוש באינטרנט והמלצות. שיטות אלו אינן מספיק מעמיקות וגם לא ברור עד כמה ההמלצות והמידע אכן משקפים מציאות. לחברת הפקה חיצונית יש רשימת ספקים המתעדכנת באופן שוטף, עם איכות שירות מוכחת ומחויבת ובמקרים רבים גם המחירים יהיו נמוכים יותר מהמחיר באופן עצמאי.
איך מתחילים תהליך הפקה של אירוע לוועדי עובדים?
שלב ראשון – אפיון
פגישה של חברת ההפקה עם הוועד. פגישה ראשונה משמעותית שצריכה לכלול נושאים רבים הנכללים תחת הכותרת של אפיון.
- מי העובדים? טווח גיל, תחומי עניין והעדפות שעות פנאי?
- האם האירוע כולל חלק פורמאלי (טקס, תעודות וכדומה)?
- תקציב האירוע ומה ה MUST שהוא חייב לכלול?
- תיאום ציפיות, מהי החוויה שאיתה רוצים שהעובדים יצאו מהאירוע?
- מיקום האירוע, האם יש אזור וסוג שטח מעודף (טבע, אולם, פארק, ים ואחרים)?
- תקשורת ופרסום האירוע
שלב שני – תוכנית
חברת ההפקות מכינה הצעה מפורטת לאירוע ומעבירה לוועד. שלב זה כולל התאמות, שינויים, תוספות וצמצומים עד לקבלת אישור מלא של הוועד לצאת לדרך.
שלב שלישי – הכנות
בחברת ההפקה פועלים ליישם את כל התוכנית לקראת היום הגדול
שלב רביעי – האירוע
חברת ההפקות בשטח מובילה ומנהלת את האירוע ומאפשרת לעובדים ולא פחות חשוב לחברי וועד העובדים להתפנות ולהנות מהאירוע ללא אחריות ודאגות.
אולי יעניין אתכם גם:
4 טיפים מומלצים לבחינה בתכנון אירוע חברה
1. אוכל – במרבית הפעמים האוכל הוא הדבר הראשון שמדברים עליו באירוע שהיה, אנשים זוכרים אוכל יותר מכל דבר אחר. לכן חשוב שהאוכל יהיה מותאם לעובדים (להתחשב בטבעונים, צמחוניים, אלרגניים) וכמובן שיהיה מספיק ואיכותי.
2. מתנה – חלוקת שי קטן (או גדול אם יש תקציב) שעובדים מקבלים בסיום האירוע מייצר חווית סיום נעימה ומראה לעובדים שחשבו עליהם עד הסוף.
3. מיקום – נוחות הגעה וחנייה. עובדים המאחרים לאירוע עקב קשיי הגעה, מגיעים מתוסכלים וכועסים וזה משפיע על החוויה ואף על לוח הזמנים.
4. סקר – מומלץ לבצע סקר מקדים (קטן ומייצג) בקרב העובדים כדי להבין את רחשי הלב והציפיות של העובדים מאירוע חברה. המידע כזה יסייע מאד בתכנון.
לסיכום
הצלחה של אירוע חברה תלויה בהרבה גורמים כאשר המשמעותיים ביותר הם, תכנון, איכות ספקים וניהול אירוע. את אלו וגורמים אחרים ניתן להבטיח באמצעות חברת הפקה חיצונית שתוביל את האירוע לשיא המבוקש.